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Seafile : service de type «cloud» (espace de stockage synchronisé)

Mis en place (fév 2018), ce service offre désormais un espace de stockage de 150 Go pour l’ensemble des personnels de laboratoire (le Pôle Calcul n’est pas en mesure d’ouvrir le service à l’ensemble des personnels et des étudiants).

  • Il permet un accès permanent à ses fichier sur ordinateurs, tablettes, smartphone via une interface web
  • la synchronisation permet de travailler sur les documents stockés en ligne directement sur ordinateur
  • de plus, Seafile présente des fonctionnalités de partage qui facilite le travail collaboratif avec les usagers du service et même les extérieurs
  • Seafile gère un historique des répertoires et fichiers. Il permet donc la récupération des anciennes versions de vos fichiers

Notes :
- la version de Seafile mis en place par le Pôle Calcul est la version communautaire (gratuite).
- le contact pour ce service est : assistance-pcsbox@univ-littoral.fr
- cette documentation est très largement inspirée de la documentation en ligne de nos collègues Strasbourgeois1

Nouveauté:
- (déc. 2018): un serveur OnlyOffice (version communautaire, gratuite) est intégré à Seafile: il permet l’édition en ligne des documents de type MsOffice (.docx, .pptx, .xlslx).

A. Interface web de Seafile

La première connexion doit se faire par l’interface web:

https://pcsbox.univ-littoral.fr (pôlecalculscientifiquebox)

Identifiants de connexion

L’identification est effectuée par le couple courrier électronique & mot de passe . Il y en a deux types:

  1. locale: les membres des laboratoires de l’université: les comptes sont crées par «lots» (liste de membres). Le courrier électronique est a priori prenom.nom@univ-littoral.fr (peu importe les Majuscules/minuscules: la casse n’est pas prise en compte). Si le mot de passe n’a pas été communiqué, suivre le lien «Mot de passe oublié».
  2. externe: les utilisateurs de la plateforme de calcul. Le password est celui de calculco et le mail est celui qui a été déclaré lors de la création du compte (consulter l’onglet «Annuaire» du site www-calculco.univ-littoral.fr). Il n’est évidemment pas retrouvable/modifiable par le lien «Mot de passe oublié».

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1. prise en main de l’interface web

accès au bibliothèques personnelles, c’est le «gestionnaire de fichiers» de Seafile:

  • création & suppression de bibliothèques,
  • création & suppression de dossiers,
  • ajout & et suppression de fichiers,
  • partage de bibliothèques, dossiers, fichiers,
  • récupération de données (historique),
  • etc.

Bibliothèques ou dossiers?

Les termes prêtent à confusion pour le nouvel utilisateur qui aborde Seafile naturellement par son interface web.
En pratique, une bibliothèque est un dossier, mais seules les bibliothèques sont listées par défaut 2 sur l’application Seafile de synchronisation avec un PC (cf. 2ième partie de ce document: synchroniser: clients Seafile sur le poste de travail).

accès aux bibliothèques partagées par d’autres utilisations et bibliothèques de groupes
Outils:

  • Favoris: accès rapide aux fichiers dossiers que vous avez marqués comme «favoris»
  • Appareils liés: liste des appareils avec lesquels vous avez synchronisé des fichiers
  • Mes Partages: gestion des liens de partages que vous avez générés.

messagerie interne: infos sur les partages de groupes etc.
déconnexion et accès au profil utilisateur (avatar, téléphone, changement de mot de passe etc.)

créer & gérer les bibliothèques (par l’interface web)

Créer une bibliothèque: (Note: tout utilisateur a une première bibliothèque «Ma bibliothèque» qui contient un tutorial Seafile)

paramètres de création d’une bibliothèque

nommage: pas de règles particulières en ce qui concerne les noms de bibliothèques
cryptage:

  • une bibliothèque chiffrée ne peut être accéder que par les personnes qui en connaissent le mot de passe
  • le chiffrement d’un bibliothèque est possible uniquement à sa création
  • le chiffrement de Seafile est «réputé» fiable: le chiffrement est effectué sur le client (pas de compromission possible côté serveur), un mot de passe oublié n’est pas récupérable (les administrateurs système du service ne peuvent rien faire pour vous)

«Plus» : si une bibliothèque est supprimée par erreur, elle peut être restaurée avec son contenu pendant 30 jours

gérer le contenu d’une bibliothèque : dossiers, fichiers (par l’interface web)

Une fois dans une bibliothèque, deux méthodes possibles pour y ajouter des dossiers et fichiers:

  • «drag & drop» : le glisser-déposer depuis le gestionnaire de fichier du poste de travail,
  • usage du menu contextuel de seafile ( : «Nouveau | Importer») :

  • : préférence de vue ( liste ou icônes ).
  • (corbeille) : chaque bibliothèque dispose de sa propre corbeille (permet de récupérer des fichiers ou dossiers effacés depuis moins de 30 jours).
  • (activité) : recense tous les changements récents ( édition, suppression, renommage ). Permet également de restaurer, visualiser une version plus ancienne (historique), également de visualiser la différence entre deux versions.

Actions les plus fréquentes sur les fichiers & dossiers:

: téléchargement, partage et suppression
(mini menu déroulant): renommer, déplacer & copier (vers un autre répertoire ou bibliothèque de Seafile), commentaire, historique…
: ajout aux favoris.

Historique d’un simple fichier texte (ici fichier markdown -cf. section édition collaborative -)

2. Partager

Il y a quatre types de partage avec Seafile:

  • Lien de téléchargement : permet à toute personne détententeur du lien d’en télécharger le contenu, c’est l’équivalent d’une «pièce jointe».
  • Lien d’envoi : une possibilité pour vos correspondants (étudiants?) de déposer des fichiers dans un de vos dossiers. «Etudiant» est évoqué car l’utilisateur connaissant un lien d’envoi n’a aucune vue possible de votre espace Seafile; même le contenu de ce répertoire n’est pas visible (un étudiant ne pourrait pas «voir» les dépôts des autres étudiants).
  • Partage à un utilisateur : un espace commun avec les collègues (équivalent aux « répertoires partagés »).
  • Partage avec un groupe : une possibilité de partager avec un groupe créé dans Seafile

Note: les deux premiers types peuvent être mis en œuvre avec n’importe qui, les deux derniers n’ont de sens qu’avec les personnes qui ont un compte Seafile sur le serveur pcsbox.univ-littoral.fr

exemple1: partage de fichier

À noter qu’il s’agit ici d’un fichier, seul le lien de téléchargement apparaît (le lien d’envoi n’a pas de sens pour un fichier, seulement pour un dossier)

Au besoin, cocher les cases «ajouter un mot de passe» «ajouter un délai d’expiration»: contextuellement apparaîtront les champs nécessaires à la saisie, ici par exemple un délai d’expiration:

Voici le lien de téléchargement généré:

On pourrait éventuellement s’arrêter à cette étape pour copier le lien de téléchargement et l’envoyer par mail; l’étape suivante propose un formulaire qui le fait:

sécurité -partage-:

la sécurité d’un partage ne tient qu’à la complexité de l’URL générée: quiconque connaît le lien y a accès.

exemple2: partage de dossier

Pour un dossier, choisir parmi les quatre types de partage:

Ensuite:

: choix «partage à un utilisateur»
: choix de l’utiliseur.
: adapter au besoin les droits de ce partage: lecture & écriture (par défaut) ou écriture seule

note sur les utilisateurs «visibles» du service Seafile:

  • complétion (pratique!) : taper les premiers caractères d’un prénom suffit à faire apparaître les occurrences pertinentes des noms d’utilisateurs,
  • utilisateur absent : avoir un compte est une condition nécessaire mais pas suffisante: il faut que l’utilisateur ait activé son compte, en s’étant connecté au moins une fois sur la plate-forme (il ne s’agit pas d’un bug).

consultation, modification et suppression des partages et liens:

(menu): sélectionner le type de partage ou de lien,
: zone d’actions : modification de droits d’écriture, suppression de lien, visualisation des délais de partage etc.

3. Usages avancés: gestion des groupes

création de groupe

: accès au menu groupe,
: création d’un nouveau groupe,
: formulaire de saisie du nom du nouveau groupe.

Le nouveau groupe apparaît alors dans le menu de gauche :

À partir de là, composer ou gérer le groupe se fait via le menu contextuel:

: accès à l’onglet paramètres,
: transfert de la propriété du groupe à un autre utilisateur,
: import d’utilisateurs «par lot» : import d’un fichier contenant la liste des mails utilisateurs à intégrer au groupe. La liste des courriers électroniques doit être une simple colonne et le fichier doit avoir l’extension .csv (Excel -par exemple- peut exporter une liste au format csv),
: ajout des membres un par un, via un formulaire,
: lister les membres du groupe,
: accès aux commentaires du groupe.

Ajout manuel d’utilisateur, la complétion facilite la tâche ():

Ajout par lot (, ici fichier laboAAA.csv):

Dans tous les cas, comme vu partie 2, il faut que les utilisateurs aient un compte actif (donc se soient connectés au moins une fois). Si ce n’est pas le cas, une erreur massive se produira:

rôles des membres du groupe (gestion du groupe)

Il y a trois types de membres visualisables à partir du menu:

  • le membre simple : aucun droit ( si ce n’est: quitter le groupe ),
  • l’admin : peut ajouter et supprimer des membres simples,
  • le propriétaire est le créateur du groupe, a tous les droits sur le groupe: suppression, renommage, création suppression de tout type de membre et transfert de propriété.

Modifier les rôles de tel ou tel utilisateur via le menu paramètres de groupe:

bibliothèque & et bibliothèque de groupe ?

La fénêtre principale (centrale) accédée via le menu « Partagées avec des groupes » présente un bouton « Nouvelle Bibliothèque». Il n’y a pase de différence avec une bibliothèque qui aurait été créée à titre individuel puis partagée au groupe ultérieurement . Il s’agit d’un raccourci.

B. Synchroniser : clients Seafile sur le poste de travail

1. installation, configuration du client Seafile

Pour synchroniser les données du serveur avec un (ou plusieurs) postes de travail, utiliser la synchronisation, il faut installer l’application cliente Seafile . Elle est téléchargeable (gratuitement) sur le site https://www.seafile.com/.

À la première connexion, saisir les paramètres du compte comme suit:

L’installation prévoit (en principe ) un démarrage automatique à l’ouverture de session: il y a une fenêtre principale ( «gestionnaire de fichiers» ) et une applet sur la barre des tâches:

: fenêtre principale du client
: applet (contrôles : arrêt/démarrage du client) ,

2. Synchroniser une bibliothèque avec le client

Cliquer (bouton droit de la souris) sur la bibliothèque à synchroniser:

À la toute première utilisation du client, le répertoire principal de synchronisation (par défaut «Seafile») doit être choisi:

Une fois synchronisée (bibliothèque réprésentée par une icône verte) , le menu contextuel (clique droit de la souris) se trouve augmenté de plusieurs actions ( forcer la resynchronisation, etc.) :

synchronisation

  • une fois synchronisée, la bibliothèque est consultable et modifiable à partir du poste de travail (sans passer par l’interface web)
  • une bibliothèque peut être sychronisée sur plusieurs poste de travail
  • Attention (sécurité): une bibliothèque protégée par mot de passe est également synchronisable: le mot de passe est exigé lors de la synchonisation, mais une fois synchronisée, elle se trouve en claire sur le poste client (seule la copie sur le serveur reste cryptée):

exclure des fichiers de la synchronisation: seafile-ignore.txt

Il peut être intéressant de ne pas synchroniser certains fichiers inutiles ( backup, ~ , .bak , .o, …) d’où qu’ils viennent (C, LaTeX,…)! Il suffit de placer un fichier seafile-ignore.txt à la racine de votre bibliothèque et de le renseigner en respectant la syntaxe indiquée dans l’aide locale au serveur Seafile

3. gestion des partages avec le client

Le gestionnaire de fichier du poste de travail (bouton droit de la souris) est modifé par l’installationde Seafile :

et permet de récupérer les liens de partage, au choix (direct ou pas) :

qu’il suffit de copier/coller pour les communiquer à vos interlocuteurs par mails

Remarque: il est également possible de synchroniser des bibliothèque partagées:

C. Applications mobiles

l’application Seafile est disponible (gratuitement) pour les tablettes et les smartphones:

pas de synchronisation automatique

S’il s’agit bien d’une application cliente, comme pour les postes de travail, les applications mobiles n’ont pas la capacité de synchronisation (préservent l’espace disque -en général modeste-). Il s’agit juste d’une application dont l’interface graphique est adaptée aux smartphones. Pour conserver certains document «hors ligne», il est donc nécessaire de les sauvegarder un par un.

D. Comptes invités

Chaque utilisateur peut créer un ou plusieurs compte «invité» via le menu «outils»:

Après avoir cliqué sur le bouton «inviter des personnes», saisir son courrier électronique:

L’invité recevra un mail automatique contenant un lien pour définir son mot de passe.

comptes invité: permissions resteintes

  • l’invité a un espace de stockage très réduit ( quota < 1GB ),
  • l’invité peut donc travailler essentiellement sur des dossiers/bibliothèques qui sont partagés avec lui dans le cadre d’une collaboration. À noter que tous les dossiers qu’il crée dans ce contexte sont comptabilisés sur le quota de l’inviteur,
  • l’invité peut installer et utiliser les clients mobiles et PC de Seafile,
  • l’invité ne peut pas inviter d’autres personnes.

la personne qui invite ne peut pas supprimer le compte invité, il peut juste supprimer les liens de partage qu’il a avec cet invité.

Le module invitation n’est pas une fonctionnalité standard de la version communautaire de Seafile. En cas de problèmes avec cette fonctionnalité, contacter assistance-pcsbox@univ-littoral.fr

E. Autres informations

1. Seafile et courrier électronique (Thunderbird)

Pour éviter d’envoyer n fois le même fichier à n correspondants, les utilisateurs de thunderbird peuvent installer le module complémentaire Seafile pour Thunderbird en suivant les instructions du site support-mozilla

Ce dernier permet automatiquement lors de l’envoi d’un mail avec pièce attachée (d’une taille choisie, paramétrable par l’utilisateur):

  • d’uploader le fichier attaché dans une bibliothèque particulière (par défaut thunderbird attachments)
  • de générer dans le corps du message, un message d’attachement ainsi que le bon lien vers le fichier
  • la fonctionnalité est optionnelle: il suffit d’ignorer la proposition d’upload sur pcsbox pour envoyer vos fichiers attachés selon la méthode classique.

Commentaires sur l’installation proprement dite:

  • Seafile est le bon mot clé dans la recherche à effectuer depuis le menu Thunderbird «Préférences > Rédaction > Pièces jointes > Trouver plus de fournisseur …» .
  • l’installation ne semble pas fonctionnelle sur toutes les versions de thunderbird (ou OS?)

2. Édition collaborative: Markdown et MsOffice (nouveauté déc 2018)

Markdown

Markdown est un format de fichier simple qui permet tout de même de mettre en forme un squelette de document. La gestion de ce format est nativement intégré à Seafile (contrairement aux formats MsOffice).

Exemple:

(création un fichier par le menu «Nouveau Fichier » de Seafile)

: retour au dossier parent
: partager
: accès à l’historique (les auteurs sont nommés)
: édition
: téléchargement
: commentaires (chat)
: zone d’édition

Le format markdown est extrêmement simple, l’édition simple mémo d’édition markdown http://commonmark.org/help/

Utilisation de la fonctionnalité commentaires:

À noter que par la suite, un fichier markdown peut être converti dans d’autres formats (.doc, .html etc)

document MsOffice (word, excel, powerpoint)

Un serveur OnlyOffice est intégré à Seafile (nouveauté déc. 2018).

  • les formats pris en charge pour l’édition sont: .docx, .pptx, .xlslx
  • les fichiers LibreOffice (.odt, .odp, .ods), ainsi que les ancien formats MsOffice (.doc, .ppt, .xls), sont seulement lus (via OnlyOffice viewer). Toutefois, leur conversion vers le format éditable correspondant est possible via l’interface d’OnlyOffice.
  • si le document est partagé préalablement (par Seafile), l’édition collaborative est possible,
  • utiliser ce service avec circonspection: il met en œuvre des procédés complexes, donc pas exempts de bugs et autres problèmes.

3. quota, sécurité

  • historique & quota: l’historique des bibliothèques a été fixé à 100 jours. La conservation de l’historique a évidemment un impact sur l’espace disque utlisé. La durée de conservation de l’historique est réglable par l’utilisateur, pour chaque bibliothèque.
  • partage en écriture & quota : lorsque des utilisateurs mettent des fichiers/dossier dans un répertoire partagé, l’espace utilisé est comptabilisé sur le quota de l’utilisateur qui a partagé le répertoire.
  • évolution du quota: en fonction de l’usage du service, les quotas seront réévalués globalement (ou pas). Exceptionnellement un quota peut être réajusté individuellement.
  • sauvegarde & sécurité: l’espace disque mis à disposition par le Pôle Calcul pour le service Seafile est conséquent. Il ne peut pas être sauvegardé (répliqué). Nous considérons que la réplication des données est déjà effective par la synchronisation sur un ou plusieurs postes de travail ( portable, poste fixe ). Néanmoins, il est mis en place dans un contexte offrant un maximum de précautions (redondances…). Le service Seafile est fiable, il a été testé depuis plusieurs années par les laboratoires LISIC et LMPA (retour d’expérience!).
  • historique & sécurité: l’historique apporte intrinsèquement une contribution à la sécurité: restaurer un document supprimer par erreur, voire (plus dramatique): restaurer un ensemble de dossiers/fichiers cryptés par un virus.

4. compte commun laboratoire

Le Pôle Calcul se propose de mettre en place (en plus) un compte Seafile par laboratoire.

  • Demander pour cela au pôle du scosi en charge du mail de créer, soit un alias, soit une liste de diffusion, par exemples: box-laboAAA@univ-littoral.fr, secretariat-laboAAA@univ-littoral.fr.
  • Adapter cet alias/liste selon vos besoins (directeur + secrétaire +…?).
  • Communiquer cette addresse e-mail à assistance-pcsbox@univ-littoral.fr.
  • À noter que le client Seafile peut gérer simultanément plusieurs comptes seafile: le directeur et/ou la secrétaire peuvent ainsi très facilement (sans se déconnecter/reconnecter) passer de leur compte personnel à ce compte commun.

  1. L’université de Strasbourg est depuis longtemps utilisatrice de Seafile; leurs ingénieurs sont très actifs dans la communauté Seafile (forum etc.)
    Nous les remercions vivement pour leur soutien et le partage de leur savoir-faire (customisation), tout particulièrement: S. Finkbeiner, V. Lucas et S. Piquard.
    En complément à cette documentation, consulter la documentation en ligne de l’Unistra, leur FAQ

  2. En fait, un dossier peut apparaître dans l’application-PC Seafile (à condition qu’il fasse partie d’une bibliothèque elle-même synchronisée)